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【拓展】时间管理

 发布时间:2014-03-26     浏览:852 次     已赞:0

  过去你可能一直不能有效地利用时间。改变这一点最有效的方法,是对自己使用时间情况作详细记录,并加以分析。当你完成准备工作后,你就可以重新安排如何有效地使用时间。

 


拖延时间和不合理的安排日常工作往往是压力的根源,学会有效地管理时间,将减少与压力相关的心理问题。时间管理法并不复杂,操作也十分容易,但需要进行详细的筹划和充分的准备工作。当准备工作被忽略时,使用时间管理法就容易出现困难。

 

准备工作

 

在对你的时间表进行重新安排之前,首先必须了解自己的特点以及日常工作的基本倩况。你应当权衡你的长处、需要、必需优先处理的事情以及在此时间内的目标。你还必须列出以下四种内容:工作方式、日常工作、需要优先处理的事情以及合理的目标。

 

(一) 工作方式

 

请仔细回顾自己的工作方式,思考自己的长处和需要。例如,思考下列项目中哪一点符合自己:

你事先做计划吗?

        你总想争第一吗?

        你能够集中注意力吗?

        你能够守时吗?

        你经常拖延工作吗?

        你是一个固执己见的人吗?

        你罗列每天的工作任务吗?

        你的办公室杂乱无章吗?

        你能够说“不”吗?

        你是一个顺从(墨守成规)者还是一个革新者?

        你会把工作托付给他人吗?

 你喜欢单独工作吗?

 

从对这些问题的回答中,可以概括出你的特性。你可能是一个精力充沛、争强好胜者,是一个喜欢有所创新的人,是一个事先做计划的人;另一方面可能表明你又是一个穿着邋遢,工作缺乏组织条理性,而且常常需要工作日志或墙壁上的图表提醒你规律安排时间。也许你已经认识到,为了使自己的工作做得更好,需要周围的人给你出主意或给你灵感……等等。

 

你知道自己的长处和需要吗?为了更好地了解自己的长处和需要,你需要具体罗列出自己的长处和需要。

 

(二)你的日常工作

 

过去你可能一直不能有效地利用时间。改变这一点最有效的方法,是对自己使用时间情况作详细记录,并加以分析。通过复习你的时间日记,你将知道何时何地的时间利用是富于成效的,何时浪费了时间,何处可以节省时间。没有哪一种记日记的方式可以适合于每一个人,你应该制定出适合自己的方式。这里列举了时间日记的三种基本形式:

   

1 把时间按60分钟为一个时段,分别记录活动情况;

2 按时间顺序依次列出活动内容,并记录所用的时间;

3列出日常的任务,并记录所用的时间。

 

日记的内容以及选择哪一种方式,应该根据自己的实陈倩况来决定。一股原则是,与时间管理相关的焦虑障碍越明显,需要记录的内容则应该越多越详细。如你要记录工作的情况,应该记录花费在工作上的时间,记录什么时候回家,周日或晚上去办公室的次数等等。

 

尽管这样记录看起来很繁琐,但只要记录一二个星期并以此作为参照就可以了。这种时间投资是一种明智之举。一旦你有了较为详细的日记,通过对过去进行分析,就可以正确地回答下列问题:

 

       我是否合理地分配工作任务?

       我是否在最佳的时间里干最重要的任务?

       工作与休息能否相结合?

我有时间做计划吗?有时间去作思考吗?有时间去适应危机吗?

 

记录在日常工作中哪里可做有益的改变。如果你对自己的日记难以客观地进行评价和分析,可以请求朋友帮忙

 

(三)需要优先处理的事情

 

若要掌握最佳的工作方式,充分利用工作时间,必须考虑如何合理分配时间。那如何做到这一点呢?首先要考虑在你的生活中所有重要的东西分別是什么,可能是事业、身体的健康、家庭、金钱等;然后按重要程度对每一件事顺序排列。例如,你认为家庭最重要,就把家庭排在第一、然后是身体的健康,其次是金钱和事业。按照这一顺序,你就可以分析做每一件事情所必须完成的一些任务,并对每一件任务合理地分配时间。

 

若不按此去做,有时你会发现自己很懈怠,没有心情去从事眼前的工作,例如,你认为发展自己的事业或兴趣非常重要,没有把身体的健康放在第一位,就会对如何使自己更健康不感兴趣。若你认为家庭比事业更重要,但你却花很多时间在工作上,对没有花时间顾及家庭就会感到一种内疚和挫折感;若试图多与家人呆在一起,你可能会感到力不从心。对我们来说,把时间花在非优先处理的事情上,是一件很寻常的事。结果,我们会感到不满意,或是感到一种挫折,而且极不情愿去干一件重要的事。

 

根据自己的个人情况,列出需要优先处理的事情,有利于你确认出重要的工作。

 

你有没有对需要优先处理的事情分配了合理的时间?如果没有的话,也许你应该重新考虑和安排,以最优的时间处理最重要的事。若无序安排、杂乱无章,没有把重要的任务放在需优先处理的位置上,则会给自己无故增添压力。

 

在列出需要优先处理的事情的过程中,明确自己的职责十分重要。如果职责不清,就有可能在一件不必要的任务上花费过多的时间,从而浪费你的时间,而且还可能造成他人对你的不满。如果你有工作清单,应该拿出来看看,检查是否适合自己。若没有工作清单,可问向自己下列的一些问题,如:“这是我的职责吗?”“这样安排合理吗?”“这是我想做的事?”等等。

 

    还有,你优先安排时间帮邻居购物,是由于他对你很重要或由于你不会拒绝?你接受额外的工作,是由于这是一件你优先处理的工作,或是一件你的领导需要优先处理的工作?你需要明确自己的任务,即把自己的任务限定在需要承担的职责上,或限定在自己明智选择的职责上。


(四)目标制定

 

现在,根据你的个性和优先顺序,考虑你的短期和长期目标。在实现你的目标过程中,不要损害生活中一些重要的东西,否则会产生压力。例如,目前事业上的投资是你首先要做的事,你知道一二年内确立自己的事业很重要,但不要为此而损害朋友之间的关系,疏远朋友,要学会让步,并不断地评价自己的目标。

 

        记住,所确定的目标务必明确,含糊不清的目标是难以激发一个人的动力的,同时,若目标不明确,当你完成任务时,不会感到高兴和愉快,你甚至会认识不到自己已经完成了任务。在确定目标时,涉及目标中有关的人物、时间、事件等都必须清楚地写出来。例如,你的目标是成为一个“优秀的时间管理者”,就让人感到很含糊。非常具体的目标应该像下面的一个例子:

   

        目标:

        在一般的情况下,上午7:30之前送孩子到学校,在繁忙的日子不超过8:00到达学校。

        中午12:3013:00是午休时间,最多不能超过30分钟。

工作不忙的时候,下午18:00下班,但不能晚于18:30,甚至在工作繁忙的时候。

 

这个目标就很具体,在完成这一目标过程中你就不易违背目标中的规定,而且在实现这一目标后也容易得到自我的赏识。从这个目标中可以看到一天中人们休息的需要,并反映了一定的灵活性。

 

        有时,实现一个目标非常简单:如,看一下自己的日记就立即可以得到几个时间管理目标,一个电话就可以托他人帮你做几件事,一次简短的谈话能让你明白相互帮助将有助于减轻压力。然而,有些目标需要详细的计划。要认识到达到一个目标不能一步登天,若意识不到这一点,期望简单的行动就实现你的目标,你就会碰壁,会感到失望。若目标定得太高,可望不可及,这时你可能会采取拖延的对策,此时就应该降低目标。

 

        总之,认清自已的长处、需要、日常工作和需要优先处理的事情,将有利于你制定目标。