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【拓展】时间管理

 发布时间:2014-03-26     浏览:1443 次     已赞:0

  过去你可能一直不能有效地利用时间。改变这一点最有效的方法,是对自己使用时间情况作详细记录,并加以分析。当你完成准备工作后,你就可以重新安排如何有效地使用时间。

 


合理安排你的时间

 

        当你完成准备工作后,你就可以重新安排如何有效地使用时间。在重新组织每一天和分配时间时,应尽可能地从过去安排时间的失败经历中吸取教训。而且,在制定计划时,不能一成不变,因为你需要不时地对危机或突然的变化作出反应。

 

        首先,使自己成为一个时间管理者。你可以在办公桌上放一本日记做时间的安排,或在墙壁上挂一张工作表,或做个人计划等形式进行时间管理。无论那一种形式,只要符合你的要求和就可以采用。然后,依次列出你的长期、中期、短期目标。长期目标可定为半年或更长,你可以写出目标完成的截止日期。中期目标可定为一至二个月,短期目标需在一周内完成。对每一个目标定出一个回顾和复习时间,以便你能重新估计和评价进展情况,根据所获得的反馈信息对原先的观点和优先的事情作相应的修改,并制定出下一步的目标。

 

        一旦你按上面的步骤实行,你就会发现这并不需要太多的时间一一但是毎一天你都必须有效地安排时间,而且安排毎月一次的回顾。否则,你的计划就会失败。


(一)每日的时间管理

 

每一天你都必须完成特定的时间分解,即在一天的时间里安排你要做的事,通过反复的练习,就会成为一个习惯。每一天你要列出“要做”的任务,按下列的排序标准去排列:

 

        1 今天必须做的事;

        2 今天将做的事;

        3 可以延迟的事;

 4 可以委托他人做的事。

 

        你可能要列出许多事情,但这非常有意义,因为这可以为你节约时间。把任务委托给他人是有效管理时间的基础,非常有用,这将在下面讨论。

 

每天晚上你都必须回顾时间管理的有效性,这可以获得非常有用的信息。若没有达到目标,可问自己为什么没有完成,自己能够从中认识到什么。是不是由于你低估了工作量或工作的难度,而没有达到目标?若是这样的话,你将如何重新计划?是不是由于你不敢说“不”去拒绝他人的要求,而没有完成目标?若确实如此,你就应该进行自信训练。若是由于你的工作环境过于混乱,而不能集中精力去完成所必须完成的任务,就应该重新安排你的办公室。


(二)把任务委派给他人

 

一个人不可能做一切事务,也不必期望达到这样。许多事情可以交给他人去做,这是明智地利用时间的一个基本点。这样做意味着要放弃一些你喜欢的工作,限制自己从事适宜的工作。在有限的时间情况下,这是一种非常现实且行之有效的做法。自己去做一切事务也不一定更快,尽管训练他人可能花费一些时间,但将来必定会有更大的回报。把任务委派给他人要求你:

 

        1 明确要委派的任务。

        2 委派给谁。

        委托的任务必须适合所委派的人。如:你5岁的儿子还不会扣纽扣和系鞋带,而让他洗刷和穿戴自己的校服就不是―种明智之举;若你的秘书不懂法语,让她用法语打商业信函也不合适。

 3 委派相关的人员,并且在密切的指导下对所委派的人进行培训,采取逐步放权的态度以及监督进展的情况。

 

培训、逐步放弃和监督十分重要,这是由于若对委派的任务不作指导和委派的步调不合适,委派就可能失败;若不去监督被委派的任务,被委派的任务的标准就可能被降低。你必须安排时间和你所委派的人在一起进行回顾,不管所委派的人是你的办公室职员、你的配偶、你的孩子还是你的学生。

 

委派不能等同于简单地告诉他人做某事。若不对所委派的人赋予完成任务所需要的权力并对其进行最小程度的监督,委派就不会成功。若你委派一项工作给你的孩子,你要接受他可能犯的错误;如果你把任务交给工作人员,你应退居其后,放心地让他去做,并且允许他可能冒犯错的危险。错误可以通过良好的指导训练以及监督降低至最小的程度。但在委派时,你必须交付权力和责任,即使你仍保留合法的责任与义务。

 

        请记住,把任务委派给他人不是请求他人完成讨厌或没有报酬的任务。


使用时间管理法中的难点


    “我没有时间! ”

这是使用时间管理方法过程中最常见的绊脚石。学习时间管理法确实需要一定的时间,但这是为未来作明智的投资。

 

时间管理法在实际中的运用:处理过度疲劳综合征

 

    “几个月以来,我被繁忙的工作压得瑞不过气来。公司接到了越来越多的任务。我为此而感到自豪和高兴。我认识到自己的工作会牺牲家庭生活,但我想这是暂时的,我喜欢富有挑战性的工作。公司的名声对我是如此的重要,以至于对每一个计划都要认真地研究,甚至对同事们的工作都要检查,因为我担心会降低我的标准。我的妻子提醒我别太累了,但我并不在意。后来我出现了胸痛,痛得我以为得了心脏病。医生说胸痛是与压力有关的一种症状,我若不缩短工作的时间,就会对身体健康造成伤害。”

 

    “我别无选择,只好检讨过去工作的情況。首先,接受医生对我的劝告——必须把工作时间减少至毎天不超过10个小时。我担心减少工作会感到生活乏味,故当我在家里时,我和妻子制定一个计划,即今后安排更多的时间共同处理家务事。工作时间的减少意昧着我必须更如有效地使用时间,故我让办公室工作人员送来有关公司时间管理的课程。学习这一课程仅花费了几个小时。其次,在本周内,我重新安排了我的工作日。不再浪费时间做他人可以很好处理的事情,并且改変过去无序处理计划的习惯,集中精力处理最重要的事情。最后,我还克服了不鏖欢委 托他人办事的秉性——委派他人办事成为我所做的最有益的事。”

 

    “真让我惊讶!自从我学会合理安排时间后,工作中处处显示了事半功培的效果,而且还认识到生活比工作更重要。为此,我十分感谢时间管理法对我的帮助。”


    “时间管理法对我没有用,它不是一个好方法。”

这可能反映出你所制定的计划不合理,或没有足够的时间分析和重新安排任务。在使用这一方法时,要避免以三心二意的态度来重新安排时间,因为这是一种有害的做法。还有,你应当计划出一定的时间,让周围的人接受新的工作方式。应该意识到,当你把任务交给他人,或对所面临的工作减少精力投入时,他人可能不能不作出调整,甚至有人会反对。最后,应当承认时间管理法需要一段时间才能显示出成效。

 

“我不能把任务委派给他人。”

拒绝把任务委派给他人,最常见的理由是:“这个任务我自己很容易(或很快)就可以完成。”“我没有时间给他演示如何去做那件事。”“他处理不了。”“他不适合做这件事。”“我自己要负责到底。”现在,请考虑如何驳斥这些观点的方法。当你发现自己坚持这些理由时,思考拒绝把任务委派给他人的理由有多大的合理性。