拖延时间和不合理的安排日常工作往往是压力的根源，学会有效地管理时间，将减少与压力相关的心理问题。时间管理法并不复杂，操作也十分容易，但需要进行详细的筹划和充分的准备工作。当准备工作被忽略时，使用时间管理法就容易出现困难。

 

一 准备工作

 

在对你的时间表进行重新安排之前，首先必须了解自己的特点以及日常工作的基本倩况。你应当权衡你的长处、需要、必需优先处理的事情以及在此时间内的目标。你还必须列出以下四种内容：工作方式、日常工作、需要优先处理的事情以及合理的目标。

 

（一） 工作方式

 

请仔细回顾自己的工作方式，思考自己的长处和需要。例如，思考下列项目中哪一点符合自己：

你事先做计划吗？

        你总想争第一吗？

        你能够集中注意力吗？

        你能够守时吗？

        你经常拖延工作吗？

        你是一个固执己见的人吗？

        你罗列每天的工作任务吗？

        你的办公室杂乱无章吗？

        你能够说“不”吗？

        你是一个顺从（墨守成规）者还是一个革新者？

        你会把工作托付给他人吗？

 你喜欢单独工作吗？

 

从对这些问题的回答中，可以概括出你的特性。你可能是一个精力充沛、争强好胜者，是一个喜欢有所创新的人，是一个事先做计划的人；另一方面可能表明你又是一个穿着邋遢，工作缺乏组织条理性，而且常常需要工作日志或墙壁上的图表提醒你规律安排时间。也许你已经认识到，为了使自己的工作做得更好，需要周围的人给你出主意或给你灵感……等等。

 

你知道自己的长处和需要吗？为了更好地了解自己的长处和需要，你需要具体罗列出自己的长处和需要。

 

（二）你的日常工作

 

过去你可能一直不能有效地利用时间。改变这一点最有效的方法，是对自己使用时间情况作详细记录，并加以分析。通过复习你的时间日记，你将知道何时何地的时间利用是富于成效的，何时浪费了时间，何处可以节省时间。没有哪一种记日记的方式可以适合于每一个人，你应该制定出适合自己的方式。这里列举了时间日记的三种基本形式：

   

1 把时间按60分钟为一个时段，分别记录活动情况；

2 按时间顺序依次列出活动内容，并记录所用的时间；

3列出日常的任务，并记录所用的时间。

 

日记的内容以及选择哪一种方式，应该根据自己的实陈倩况来决定。一股原则是，与时间管理相关的焦虑障碍越明显，需要记录的内容则应该越多越详细。如你要记录工作的情况，应该记录花费在工作上的时间，记录什么时候回家，周日或晚上去办公室的次数等等。

 

尽管这样记录看起来很繁琐，但只要记录一二个星期并以此作为参照就可以了。这种时间投资是一种明智之举。一旦你有了较为详细的日记，通过对过去进行分析，就可以正确地回答下列问题：

 

       我是否合理地分配工作任务？

       我是否在最佳的时间里干最重要的任务？

       工作与休息能否相结合？

我有时间做计划吗？有时间去作思考吗？有时间去适应危机吗？

 

记录在日常工作中哪里可做有益的改变。如果你对自己的日记难以客观地进行评价和分析，可以请求朋友帮忙。

 

（三）需要优先处理的事情

 

若要掌握最佳的工作方式，充分利用工作时间，必须考虑如何合理分配时间。那如何做到这一点呢？首先要考虑在你的生活中所有重要的东西分別是什么，可能是事业、身体的健康、家庭、金钱等；然后按重要程度对每一件事顺序排列。例如，你认为家庭最重要，就把家庭排在第一、然后是身体的健康，其次是金钱和事业。按照这一顺序，你就可以分析做每一件事情所必须完成的一些任务，并对每一件任务合理地分配时间。

 

若不按此去做，有时你会发现自己很懈怠，没有心情去从事眼前的工作，例如，你认为发展自己的事业或兴趣非常重要，没有把身体的健康放在第一位，就会对如何使自己更健康不感兴趣。若你认为家庭比事业更重要，但你却花很多时间在工作上，对没有花时间顾及家庭就会感到一种内疚和挫折感；若试图多与家人呆在一起，你可能会感到力不从心。对我们来说，把时间花在非优先处理的事情上，是一件很寻常的事。结果，我们会感到不满意，或是感到一种挫折，而且极不情愿去干一件重要的事。

 

根据自己的个人情况，列出需要优先处理的事情，有利于你确认出重要的工作。

 

你有没有对需要优先处理的事情分配了合理的时间？如果没有的话，也许你应该重新考虑和安排，以最优的时间处理最重要的事。若无序安排、杂乱无章，没有把重要的任务放在需优先处理的位置上，则会给自己无故增添压力。

 

在列出需要优先处理的事情的过程中，明确自己的职责十分重要。如果职责不清，就有可能在一件不必要的任务上花费过多的时间，从而浪费你的时间，而且还可能造成他人对你的不满。如果你有工作清单，应该拿出来看看，检查是否适合自己。若没有工作清单，可问向自己下列的一些问题，如：“这是我的职责吗？”“这样安排合理吗？”“这是我想做的事？”等等。

 

    还有，你优先安排时间帮邻居购物，是由于他对你很重要或由于你不会拒绝？你接受额外的工作，是由于这是一件你优先处理的工作，或是一件你的领导需要优先处理的工作？你需要明确自己的任务，即把自己的任务限定在需要承担的职责上，或限定在自己明智选择的职责上。

（四）目标制定

 

现在，根据你的个性和优先顺序，考虑你的短期和长期目标。在实现你的目标过程中，不要损害生活中一些重要的东西，否则会产生压力。例如，目前事业上的投资是你首先要做的事，你知道一二年内确立自己的事业很重要，但不要为此而损害朋友之间的关系，疏远朋友，要学会让步，并不断地评价自己的目标。

 

        记住，所确定的目标务必明确，含糊不清的目标是难以激发一个人的动力的，同时，若目标不明确，当你完成任务时，不会感到高兴和愉快，你甚至会认识不到自己已经完成了任务。在确定目标时，涉及目标中有关的人物、时间、事件等都必须清楚地写出来。例如，你的目标是成为一个“优秀的时间管理者”，就让人感到很含糊。非常具体的目标应该像下面的一个例子：

   

        目标：

        在一般的情况下，上午7:30之前送孩子到学校，在繁忙的日子不超过8:00到达学校。

        中午12:30至13:00是午休时间，最多不能超过30分钟。

工作不忙的时候，下午18:00下班，但不能晚于18:30，甚至在工作繁忙的时候。

 

这个目标就很具体，在完成这一目标过程中你就不易违背目标中的规定，而且在实现这一目标后也容易得到自我的赏识。从这个目标中可以看到一天中人们休息的需要，并反映了一定的灵活性。

 

        有时，实现一个目标非常简单：如，看一下自己的日记就立即可以得到几个时间管理目标，一个电话就可以托他人帮你做几件事，一次简短的谈话能让你明白相互帮助将有助于减轻压力。然而，有些目标需要详细的计划。要认识到达到一个目标不能一步登天，若意识不到这一点，期望简单的行动就实现你的目标，你就会碰壁，会感到失望。若目标定得太高，可望不可及，这时你可能会采取拖延的对策，此时就应该降低目标。

 

        总之，认清自已的长处、需要、日常工作和需要优先处理的事情，将有利于你制定目标。